Оформление, хранение, учет и использование документов в компании
Деятельность любого юридического лица (особенно со штатом работников) предполагает создание различного рода документов. И на определенном этапе встает вопрос организации работы с ними, а также их учета, хранения.
Как разобраться и упорядочить работу с документами в компании? Как помочь работникам свободно ориентироваться в документообороте компании?
Вам поможет пошаговая Инструкция по делопроизводству с шаблонами документов.
Инструкция по делопроизводству – основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в организации. Она устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.
Инструкция по делопроизводству в организации может охватывать все этапы движения документов в организации и предусматривать, в частности, порядок:
- приема, учета, регистрации, прохождения и отправки корреспонденции;
- составления и оформления служебных документов;
- подготовки и оформления организационно-распорядительных документов (приказов, протоколов служебных совещаний);
- составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве;
- подготовки документов к последующему хранению и использованию;
- учета, хранения и использования бланков.
К примеру, процесс подготовки документов к последующему хранению и использованию может предполагать:
- экспертизу ценности документов, т. е. определение значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения;
- оформление дел, т. е. комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи;
- передачу дел в архив и обеспечение сохранности документов.
Кроме того, инструкция по делопроизводству может предусматривать порядок применения печатей и штампов в компании.
Как сделать Инструкцию по делопроизводству реально работающим инструментом, чтобы она именно помогала в работе Вам и Вашим сотрудникам, а не пылилась в шкафу «для галочки»?
Наша компания поможет Вам разработать пошаговую Инструкцию по делопроизводству применимо индивидуально к Вашей компании в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан.
Важно помнить, что без наведения порядка в работе с документами, без оперативной информации руководителю предприятия сложно принимать обоснованные решения и должным образом позиционировать свою компанию на рынке.
