Обязательно ли заводить личное дело на каждого работника?
Прямого утвердительного ответа на этот вопрос мы не найдем в Трудовом кодексе, но есть норма в статье 32 Трудового Кодекса Казахстана, в которой перечислены документы, которые работник обязан предоставить при поступлении на работу.
Вот этот перечень.
Для заключения трудового договора необходимы следующие документы:
1) удостоверение личности или паспорт (свидетельство о рождении для лиц, не достигших шестнадцатилетнего возраста).
Оралманы представляют удостоверение оралмана, выданное местными исполнительными органами;
2) вид на жительство или удостоверение лица без гражданства (для иностранцев и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории Республики Казахстан), либо удостоверение беженца;
3) документ об образовании, квалификации, наличии специальных знаний или профессиональной подготовки при заключении трудового договора на работу, требующую соответствующих знаний, умений и навыков;
4) документ, подтверждающий трудовую деятельность (для лиц, имеющих трудовой стаж);
5) документ о прохождении предварительного медицинского освидетельствования (для лиц, обязанных проходить такое освидетельствование в соответствии с настоящим Кодексом и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан).
В этой же статье указано, в каких случаях Работодатель вправе потребовать справку о наличии или отсутствии судимости; справку о характере работы по основному месту работы.
Итак, вы принимаете человека на работу, он предоставил запрошенные вами документы.
И что с ними делать? Где их хранить?
Ответ простой – в личном деле работника.
Это удобная форма хранения документов работника; не только тех, которые он предоставил при приеме на работу, но всех остальных, которые будут созданы во время его работы.
В личное дело подшиваются: трудовой договор с работником, копии всех приказов, изданных в отношении этого работника, оригиналы его заявлений, все приложения и дополнительные соглашению к трудовому договору; договор о полной материальной ответственности, соглашение о неразглашении коммерческой тайны, договор о неконкуренции и т.д.
Без личных дел работников вы не сможете получить разрешение на уничтожение устаревших документов.
Например, бухгалтерские документы хранятся 5 лет. Предположим, что по истечению шести лет вы решили их уничтожить. Комиссия, которая дает согласие на уничтожение документов, даже не будет рассматривать ваше заявление, если вы не дадите в описание личные дела, хотя ваша просьба – уничтожить бухгалтерские документы.
Даже при банкротстве вам придется представить справку из государственного архива о том, что вы сдали личные дела работников. Без личных дел работников вы не сможете получить разрешение на уничтожение устаревших документов.
Предположим, что до момента ликвидации/банкротства компания проработала 15 лет и не вела личные дела работников. И вот на момент ликвидации/ банкротства вам придется проделать большую дорогостоящую работу по формированию личных дел работников за все 15 лет.
Мы, компания «HELP», надеемся, что убедили Вас в том, что вести личные дела работника
с самого начала работы Вашей организации проще, удобней и дешевле.
Если у Вас имеются вопросы по вышеизложенной информации, а также по бухгалтерскому и (или) налоговому учету, мы, аудиторская компания «HELP» дадим на них ответ. Также мы разработаем для Вашей компании проект Учетной политики и проведем независимый аудит.
Примечание: дата выпуска данной информационной статьи сентябрь 2016 года. При неправильном истолковании читателями данной статьи, компания «HELP» не несет ответственности за возможные последствия для читателя, так как Информационные статьи, публикуемые компанией «HELP», носят рекомендательный характер и основаны на нормативных документах, действующих на дату выпуска Информационной статьи, и не могут быть применены к другим периодам без дополнительного анализа.
