Можно ли ограничиться только должностной инструкцией?
Теоретически — да, с практической точки зрения можем дать категорический ответ «нет».
Давайте проанализируем источник возникновения проблем. А источник не в том, что сотрудник говорит вам, что это не его обязанности, так как они не прописаны в должностной инструкции, а в том, что в процессе выполнения той или иной операции допускаются ошибки. Предупредить совершение этих ошибок — задача рабочей инструкции.
Зачем нужны рабочие инструкции?
Подробные инструкции по выполнению бизнес-процессов не дают возможности сотрудникам некачественно выполнять свои обязанности, но оставляют за ними право на самостоятельное принятие решений в рамках их областей ответственности.
Когда появляется первая необходимость в написании рабочих инструкций?
Когда появляется несогласованность действий, а она появляется, как только в компании начинают работать более трех сотрудников.
После этого необходимо начинать формализацию бизнеса и прописывать взаимодействие.
У всех ли должны быть должностные и рабочие инструкции?
Такой документ, как должностная инструкция, должен быть у каждого, это требование законодательства.
Если вы строите систему, рабочие инструкции должны быть у всех, включая директора и управляющего, уборщицу и грузчика. (Вы спросите, зачем, мол, рабочая инструкция для уборщицы. Это легко проверить, если вспомнить, как дополнительные службы в супермаркете портят общее впечатление: «Отойдите, вы что не видите, что я мою…» или вам периодически приходится сталкиваться с тем, что технический работник, протирая Ваш стол, перепутала все документы или шкаф она не моет совсем, либо не так, как хотелось бы и подобных ситуаций масса).
Рабочая инструкция должна быть у всех. Без прописанных правил работать невозможно.
Как производится контроль персонала? Почему мы не всегда можем поставить во главе компании наемного менеджера?
Мы не можем передать ему дела, даже когда бизнес налажен и он работает. В чем принципиальное отличие должностных инструкций от рабочих инструкций?
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ГОВОРИТ СОТРУДНИКУ О ТОМ, ЧТО ИМЕННО ОН ДОЛЖЕН ДЕЛАТЬ.
РАБОЧАЯ ИНСТРУКЦИЯ О ТОМ, КАК ОН ДОЛЖЕН ЭТО ДЕЛАТЬ.
Даже без дополнительного анализа становится понятным абсолютное принципиальное отличие двух документов, один из которых существует исключительно формально, другой является работающим инструментом. Как связаны между собой должностные и рабочие инструкции? При подготовке любых документов важно обеспечить их четкую взаимосвязь. Все документы, с которыми работает сотрудник, занимающий ту или иную должность, связаны между собой так называемыми ссылками, что позволяет избежать отсутствия одной и той же информации во всех документах и облегчает поиск нужной информации. В рабочие и должностные инструкции постоянно вносятся корректировки и изменения.
Как быть, если существует какая-либо должность, а сотрудник, ее занимающий, увольняется?
Отчасти рабочая инструкция и существует для того, чтобы в один момент передать полномочия от одного лица другому и происходит это не только при увольнении сотрудника, но и в случае временного отсутствия (отпуск, болезнь, учеба, командировка) и обязанности, выполняемые этим сотрудником, должны быть переданы другому лицу, причем, не столько функции, описанные в должностной инструкции, сколько порядок и правила их выполнения, отражаемые в рабочей инструкции.
Допускается временная передача выполнения определенного поручения. В таком случае рекомендуется осуществить распечатку конкретного пункта рабочей инструкции с указанием должности сотрудника, который будет временно выполнять эту функцию и срок полномочий по ее выполнению. Если срок не известен, указывается дата начала исполнения.
Как писать рабочие инструкции? Рабочая инструкция — это некий свод правил, действуя в рамках которых, сотрудник в обязательном порядке получит положительный результат.
Какой по объему и стилю написания должна быть рабочая инструкция?
Рабочая инструкция должна быть настолько удобной и простой, чтобы новый сотрудник в первый же день испытательного срока понял, что и как именно нужно делать. В принципе, это требование предъявляется и к другой документации.
«Наша компания поможет вам разработать уникальные, содержательные, пошаговые и доступные рабочие инструкции без «Двойных» и «Ничьих» обязанностей. Это будет индивидуальная разработка, альтернативы которой на сегодняшний день нет на Казахстанском рынке»
