Мы в твиттере    Мы в ФэйсБук    Мы ВКонтакте   
+7 (727) 333 51 36
+7 (727) 274 86 94
Казахстан, г.Алматы
info@consult-help.kz


Новая рубрика
Новая рубрика

Так что же надо хранить 75 лет?

Добрый день уважаемые коллеги и клиенты!

В ходе работы любой фирмы, предприятия, организации всегда создается огромное количество документов, отображающих суть их непосредственной деятельности. В силу постоянного развития подобных компаний объем, и количество офисных документов неустанно растет.
Обеспечение полной сохранности бумаг, безопасность их содержания и удобство доступа – одна из основных задач, как каждой серьезной организации, так и небольшого предприятия.

В организациях часто происходит смешение документов с различными сроками хранения. Например, в кассовые документы (срок хранения 5 лет) подшивают трудовые договоры на разовые услуги (срок хранения 75 лет), что может привести к утрате особо ценной информации, в том числе и по личному составу, а также из-за боязни сотрудников уничтожить лишнее, к захламлению архива.
При этом не многие знают, что существует определенный порядок уничтожения документов, основным условием которого является обязательная архивная обработка документов со сроками хранения постоянно и 75 лет.

Примерный перечень документов по личному составу,
срок хранения которых 75 лет:

arhiv2 • Приказы по личному составу
• Карточки (форма Т-2)
• Трудовые договоры
• Личные дела сотрудников
• Начисление заработной платы (карточки, ведомость, лицевые счета)
• Платежные поручения
• Списки работников на социальные отчисления
• Списки работников на отчисление ОПВ

Эти документы имеют особое, социальное значение для сотрудников как давно уволенных, так и работающих, любого уровня и ранга. Подтверждение стажа, квалификации, размера заработной платы и отчислений в пенсионный фонд — вот информационная ценность данных документов.
Очень важно, чтобы эти документы сохранились в полном объеме, это исключит дальнейшие судебные разбирательства к работодателю. А как показывает судебная практика, в большинстве случаев решения выносятся в пользу работника и несут за собой серьезные последствия для работодателя (штрафы, проверки и т.д.).
Также необходимо учесть, что документы по личному составу, вне зависимости от деятельности и масштаба организации, в обязательном порядке при ликвидации поступают на государственное хранение.

В архивную обработку входит:

1. Отбор и систематизация документов по срокам хранения;
2. Обработка документов по личному составу;
3. Обработка документов по основной деятельности организации;
4. Переплет и оформление документов;
5. Выделение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения;

Для чего необходимо проводить архивную обработку документов:
— Обеспечение сохранности и учета особо ценных документов;
— Подготовка дел к передаче на государственное и ведомственное хранение;
— Экспертиза и восстановление утраченных документов;
— Без предварительной обработки документов, законодательно запрещается уничтожать документы с истекшими сроками хранения;

Выгода от архивной обработки документов:
— Дальнейшее хранение документов соответствует требованиям законодательства;
— Обеспечение сохранности персональных данных, все дела учтены в описи;
— Экономия занимаемого документами места.

Хотите привести в порядок Ваши документы?
Для получения расчета стоимости архивирования для Вашей компании
заполните опросный лист и отправьте его
на электронный адрес: info@consult-help.kz

Если у Вас имеются вопросы по вышеизложенной информации, а также по бухгалтерскому и (или) налоговому учету, мы, аудиторская компания «HELP» дадим на них ответ. Также мы разработаем для Вашей компании проект Учетной политики и проведем независимый аудит.
Примечание: дата выпуска данной информационной статьи октябрь 2016 года.
При неправильном истолковании читателями данной статьи, компания «HELP» не несет ответственности за возможные последствия для читателя, так как Информационные статьи, публикуемые компанией «HELP», носят рекомендательный характер и основаны на нормативных документах, действующих на дату выпуска Информационной статьи, и не могут быть применены к другим периодам без дополнительного анализа.


Поделится в соц.сетях

Опубликовал: 14-10-2016 / Раздел: Cтатьи по архивной обработке документов

ДОБАВИТЬ КОММЕНТАРИЙ

Комментариев нет