Мы в твиттере    Мы в ФэйсБук    Мы ВКонтакте   
8 (727) 333 51 36


info@consult-help.kz
Новая рубрика
Новая рубрика

Что происходит с Вашими документами при архивной обработке…

Добрый день уважаемые коллеги и клиенты!

К сожалению, не все руководители осознают необходимость архивной обработки документов либо понимают ее крайне неоднозначно. Между тем архивация документов является неотъемлемой частью всех бизнес-процессов организации. Когда дело доходит до решения вопросов, связанных с архивной обработкой документов, нередко возникают проблемы с тем, в какой последовательности приступить к реализации процедур, необходимых для архивации документов.

arhiv3Следует отметить, что архивация документов – процедура, закрепляемая на законодательном уровне. Согласно законам и нормативным актам Республики Казахстан, документы хранятся в архиве организации независимо от формы ее собственности.
Только грамотная архивная обработка документов способна обеспечить правильное хранение в собственных архивах организации и для последующей передачи в Государственный архив РК.
Среди таких документов, подлежащих непременной архивной обработке, документы по личному составу.  Эти документы необходимы для составления справок социально-правового характера (стаж, пенсия, квалификация и др.).

Важно помнить, что руководители организаций несут ответственность за несоблюдение сохранности документов и нарушение порядка архивной обработки. Именно архивация документов призвана решить целый ряд проблем, связанных с управлением архива.

Как уже упоминалось ранее, все работы по обработке документов для последующего архивного хранения выполняются в соответствии с законодательством РК.

В комплекс мероприятий по архивации документов входят:

  • аудит состояния архивного и документального фондов предприятия: определение количества архивных фондов, состава документов, схемы систематизации дел, уровня систематизации дел, уровня оформления дел, наличия внутренних организационных документов по делопроизводству и архивному делу и др.
  • проведение экспертизы научной, исторической и практической ценности: проводится распределение документов по нескольким группам: 1) документы, имеющие научную или практическую ценность и требующие архивной обработки; к ним относятся документы постоянного, долговременного (более 10 лет) срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет включительно), а также документы по личному составу; 2) документы, не имеющие научную или практическую ценность и подлежащие уничтожению.
  • формирование дел документов по личному составу (кадрам): распределение документов по делам в соответствии с выбранной схемой систематизации.
  • формирование дел документов постоянного, временного и долговременного сроков хранения: распределение документов по делам в соответствии с выбранной схемой систематизации.
  • оформление дел в соответствии с законом: возможно полное оформление дел, включающее в себя подшивку или переплет дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи, составление внутренней описи документов дела, оформление обложки дела; для документов временного срока хранения (до 10 лет) возможно частичное оформление для дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.
  • составление описей дел и исторической справки к архивному фонду: изучение истории фонда, разработка схемы систематизации единиц хранения в фонде, формирование описей.
  • переплетные и реставрационные работы: выполнение переплетных работ.
  • подготовка дел к уничтожению: выполняется по результатам экспертизы ценности документов с последующим составлением акта на уничтожение.
  • передача документов на государственное хранение.
  • разработка номенклатуры дел: проводится в соответствии с типовыми и примерными номенклатурами с учетом специфики организации

Хотите привести в порядок Ваши документы?
Для получения расчета стоимости  архивирования для Вашей компании
заполните опросный лист и отправьте его
на электронный адрес:  info@consult-help.kz

Если у Вас имеются вопросы по вышеизложенной информации, а также по бухгалтерскому и (или) налоговому учету, мы, аудиторская компания «HELP» дадим на них ответ. Также мы разработаем для Вашей компании проект Учетной политики и проведем независимый аудит.

Примечание: дата выпуска данной информационной статьи октябрь 2016 года.
При неправильном истолковании читателями данной статьи, компания «HELP» не несет ответственности за возможные последствия для читателя, так как Информационные статьи, публикуемые компанией «HELP», носят рекомендательный характер и основаны на нормативных документах, действующих на дату выпуска Информационной статьи, и не могут быть применены к другим периодам без дополнительного анализа.

Поделится в соц.сетях

Опубликовал: 25-10-2016 / Раздел: Cтатьи по архивной обработке документов

ДОБАВИТЬ КОММЕНТАРИЙ

Комментариев нет