Мы в твиттере    Мы в ФэйсБук    Мы ВКонтакте   
+7 (727) 333 51 36
+7 (727) 274 86 94
Казахстан, г.Алматы
info@consult-help.kz


Новая рубрика
Новая рубрика

Архивная обработка документов

Анкета для расчета стоимости архивной обработки документов

К сожалению, не все руководители осознают необходимость архивной обработки документов либо понимают ее крайне неоднозначно. Между тем архивация документов является неотъемлемой частью всех бизнес-процессов организации. Когда дело доходит до решения вопросов, связанных с архивной обработкой документов, нередко возникают проблемы с тем, в какой последовательности приступить к реализации процедур, необходимых для архивации документов.

Следует отметить, что архивация документов – процедура, закрепляемая на законодательном уровне. Согласно законам и нормативным актам Республики Казахстан, документы хранятся в архиве организации независимо от формы ее собственности.
Только грамотная архивная обработка документов способна обеспечить правильное хранение в собственных архивах организации и для последующей передачи в Государственный архив РК.
Среди таких документов, подлежащих непременной архивной обработке, документы по личному составу.  Эти документы необходимы для составления справок социально-правового характера (стаж, пенсия, квалификация и др.).

Важно помнить, что руководители организаций несут ответственность за несоблюдение сохранности документов и нарушение порядка архивной обработки. Именно архивация документов призвана решить целый ряд проблем, связанных с управлением архива.

Как уже упоминалось ранее, все работы по обработке документов для последующего архивного хранения выполняются в соответствии с законодательством РК.

 

В комплекс мероприятий по архивации документов входят:

аудит состояния архивного и документального фондов предприятия: определение количества архивных фондов, состава документов, схемы систематизации дел, уровня систематизации дел, уровня оформления дел, наличия внутренних организационных документов по делопроизводству и архивному делу и др.

проведение экспертизы научной, исторической и практической ценности: проводится распределение документов по нескольким группам:
1) документы, имеющие научную или практическую ценность и требующие архивной обработки; к ним относятся документы постоянного, долговременного (более 10 лет) срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет включительно), а также документы по личному составу;
2) документы, не имеющие научную или практическую ценность и подлежащие уничтожению.

формирование дел документов по личному составу (кадрам): распределение документов по делам в соответствии с выбранной схемой систематизации.

формирование дел документов постоянного, временного и долговременного сроков хранения: распределение документов по делам в соответствии с выбранной схемой систематизации.

оформление дел в соответствии с законом: возможно полное оформление дел, включающее в себя подшивку или переплет дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи, составление внутренней описи документов дела, оформление обложки дела; для документов временного срока хранения (до 10 лет) возможно частичное оформление для дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

составление описей дел и исторической справки к архивному фонду: изучение истории фонда, разработка схемы систематизации единиц хранения в фонде, формирование описей.

переплетные и реставрационные работы: выполнение переплетных работ.

подготовка дел к уничтожению: выполняется по результатам экспертизы ценности документов с последующим составлением акта на уничтожение.

передача документов на государственное хранение.

разработка номенклатуры дел: проводится в соответствии с типовыми и примерными номенклатурами с учетом специфики организации

Хотите привести в порядок Ваши документы?

Для получения расчета стоимости  архивирования для Вашей компании
заполните опросный лист и отправьте его
на электронный адрес:  info@consult-help.kz